27/03/2013 - 17:29

ARQUIVO DE DOCUMENTOS Prazos Requisitados

ARQUIVO DE DOCUMENTOS
Prazos Requisitados

O prazo de guarda e manutenção de livros e documentos fiscais seja de competência federal, estadual ou municipal, regra geral, terá ligação direta com a decadência e a prescrição do direito da administração pública de, respectivamente, constituir e executar o crédito tributário.

A decadência e a prescrição são modalidades de extinção do crédito tributário, da mesma forma que o pagamento, a compensação, a transação, a remissão (perdão da dívida), a conversão de depósito em renda, o pagamento antecipado e a homologação do lançamento, a consignação em pagamento, a decisão administrativa irreformável, a decisão judicial transitada em julgado, a dação em pagamento em bens imóveis, na forma e condições estabelecidas em lei. (art. 156 do CTN)

Com base no RIR/2018, art. 278, a pessoa jurídica é obrigada a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, livros, documentos e os papéis relativos à sua atividade, ou que se refiram a atos ou questões que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial. Este mesmo artigo preceitua que ocorrendo extravio, deterioração ou destruição de livros, fichas, documentos ou papéis de interesse da escrituração, a pessoa jurídica fará publicar, em jornal de grande circulação do local de seu estabelecimento, aviso concernente ao fato e deste dará minuciosa informação, dentro de quarenta e oito horas, ao órgão competente do Registro do Comércio, remetendo cópia da comunicação ao órgão da Secretaria da Receita Federal de sua jurisdição.

O direito de proceder ao lançamento do imposto extingue-se após 5 (cinco) anos contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, tendo em vista o art.173 do CTN.

O art. 205 do Código Civil preceitua que a prescrição ocorre em 10 (dez) anos, quando a lei não estabelecer prazo menor.

Perante a legislação do Imposto de Renda, o art. 278 do RIR/2018 e 173 do CTN estabelecem que o prazo prescricional é de 5 (cinco) anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado, sendo aplicado tanto para pessoa jurídica como para pessoa física.

No que se refere à documentação e escrituração que serviram de base para apuração das contribuições ao PIS, COFINS e à Contribuição Social sobre o Lucro Líquido, o prazo para guarda da documentação é de 10 (dez) anos, por força do disposto no art. 348 do Decreto nº 3.048/1999, porém o mesmo foi alterado pelo Decreto nº 10.410/2020 para o prazo de 5 (cinco) anos.

Fundamentos Legais: Os citados no texto.

Autor:	Rômulo Albuquerque Silva
Data Elaboração:	06/11/2012
Responsável pela Atualização:	Daiana Ehms Lima
Última Atualização em:	05/08/2020