23/12/2014 - 15:28

LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS – Considerações Gerais

Elaborado em 23/12/2014

LIVROS E DOCUMENTOS FISCAIS

Considerações Gerais

Roteiro:

1. INTRODUÇÃO

2. LIVROS FISCAIS – Disposições Gerais

2.1 Considerações quantos aos livros

2.2 Simples Nacional – Tipos de livros obrigatórios

3. DOCUMENTOS FISCAIS – Disposições Gerais

3.1 Simples Nacional – Considerações quanto aos documentos fiscais

4. MEI – Microempreendedor Individual – Disposições quanto aos documentos fiscais

5. DISPOSIÇÕES GERAIS QUANTO AOS LIVROS E DOCUMETOS FISCAIS

5.1 Visto Fiscal

5.2 Perda ou extravio de livros ou documentos fiscais

 

1. INTRODUÇÃO

Todos os contribuintes do ICMS no Estado de São Paulo estão obrigados à emissão de documentos fiscais em papel ou eletrônico, e a utilização de livros fiscais em seus estabelecimentos.

Na presente matéria iremos demonstrar quais são esses documentos e livros de uso obrigatório neste Estado, bem como os procedimentos adotados cabíveis aos mesmos.

2. LIVROS FISCAIS – Disposições Gerais

Salvo disposição em contrário, o contribuinte do Estado de São Paulo deverá manter, em cada estabelecimento, conforme as operações ou prestações que realizar, os seguintes livros fiscais

– Registro de Entradas, modelo 1;

– Registro de Entradas, modelo 1-A;

– Registro de Saídas, modelo 2;

– Registro de Saídas, modelo 2-A;

– Registro de Controle da Produção e do Estoque, modelo 3;

– Registro do Selo Especial de Controle, modelo 4;

– Registro de Impressão de Documentos Fiscais, modelo 5;

– Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;

– Registro de Inventário, modelo 7;

– Registro de Apuração do IPI, modelo 8;

– Registro de Apuração do ICMS, modelo 9;

– Livro de Movimentação de Combustíveis – LMC;

– Livro de Movimentação de Produtos – LMP.

2.1 Considerações quantos aos livros

O livro Registro de Entradas, modelo 1, e o Registro de Saídas, modelo 2, serão utilizados por contribuinte sujeito, simultaneamente, à legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados e à do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

O livro Registro de Entradas, modelo 1-A, e o Registro de Saídas, modelo 2-A, serão utilizados por contribuinte sujeito apenas à legislação do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

O livro Registro de Controle da Produção e do Estoque será utilizado por estabelecimento industrial ou a ele equiparado pela legislação federal, e por atacadista, podendo, a critério do fisco, ser exigido de estabelecimento de contribuinte de outro setor, com as adaptações necessárias.

O livro Registro do Selo Especial de Controle será utilizado nas hipóteses previstas na legislação do Imposto sobre Produtos Industrializados.

O livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais será utilizado por estabelecimento que confeccionar impressos de documentos fiscais para terceiro ou para uso próprio.

O livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências será utilizado por todos os estabelecimentos.

O livro Registro de Inventário será utilizado por todos os estabelecimentos.

O livro Registro de Apuração do IPI será utilizado por estabelecimento industrial ou a ele equiparado, contribuinte do Imposto sobre Produtos Industrializados.

O livro Registro de Apuração do ICMS será utilizado por todo estabelecimento inscrito como contribuinte do Imposto de Circulação de Mercadorias e de Prestação de Serviços.

O Livro de Movimentação de Combustíveis – LMC – será escriturado diariamente por posto revendedor de combustíveis, observada a legislação federal específica, sem prejuízo de eventuais normas complementares expedidas pela Secretaria da Fazenda.

O Livro de Movimentação de Produtos – LMP – será escriturado diariamente pelo Transportador Revendedor Retalhista – TRR – e pelo Transportador Revendedor Retalhista na Navegação Interior – TRRNI, e destina-se ao registro dos estoques e das movimentações de compra e venda de óleo diesel, querosene iluminante e óleos combustíveis, de acordo com o modelo estabelecido e os termos da legislação federal específica, sem prejuízo de eventuais normas complementares expedidas pela Secretaria da Fazenda.

Nota: Os livros fiscais não são obrigatórios aos produtores, salvo quanto ao livro Registro de Entradas, em hipótese e forma estabelecidas pela Secretaria da Fazenda.

2.2 Simples Nacional – Tipos de livros obrigatórios

A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional deverá adotar para os registros e controles das operações e prestações por ela realizadas, os seguintes livros fiscais:

– Livro Caixa, no qual deverá estar escriturada toda a sua movimentação financeira e bancária;

– Livro Registro de Inventário, no qual deverão constar registrados os estoques existentes no término de cada ano-calendário, quando contribuinte do ICMS;

– Livro Registro de Entradas, modelo 1 ou 1-A, destinado à escrituração dos documentos fiscais relativos às entradas de mercadorias ou bens e às aquisições de serviços de transporte e de comunicação efetuadas a qualquer título pelo estabelecimento, quando contribuinte do ICMS;

– Livro Registro dos Serviços Prestados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços prestados sujeitos ao ISS, quando contribuinte do ISS;

– Livro Registro de Serviços Tomados, destinado ao registro dos documentos fiscais relativos aos serviços tomados sujeitos ao ISS;

– Livro de Registro de Entrada e Saída de Selo de Controle, caso exigível pela legislação do IPI.

Os livros acima poderão ser dispensados, no todo ou em parte, pelo ente tributante da circunscrição fiscal do estabelecimento do contribuinte, respeitados os limites de suas respectivas competências.

Além dos livros acima, serão utilizados também, se necessário:

– Livro Registro de Impressão de Documentos Fiscais, pelo estabelecimento gráfico para registro dos impressos que confeccionar para terceiros ou para uso próprio;

– livros específicos pelos contribuintes que comercializem combustíveis;

– Livro Registro de Veículos, por todas as pessoas que  interfiram habitualmente no processo de intermediação de veículos, inclusive como simples depositários ou expositores.

3. DOCUMENTOS FISCAIS – Disposições Gerais

A pessoa inscrita no Cadastro de Contribuintes do ICMS neste Estado emitirá, conforme as operações ou prestações que realizar os seguintes documentos fiscais:

– Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A;

– Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2;

– Cupom Fiscal emitido por Equipamento Emissor de Cupom Fiscal – ECF;

– Nota Fiscal de Produtor, modelo 4;

– Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;

– Nota Fiscal de Serviço de Transporte, modelo 7;

– Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;

– Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;

– Conhecimento Aéreo, modelo 10;

– Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;

– Bilhete de Passagem Rodoviário, modelo 13;

– Bilhete de Passagem Aquaviário, modelo 14;

– Bilhete de Passagem e Nota de Bagagem, modelo 15;

– Bilhete de Passagem Ferroviário, modelo 16;

– Despacho de Transporte, modelo 17;

– Resumo de Movimento Diário, modelo 18;

– Ordem de Coleta de Carga, modelo 20;

– Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;

– Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;

– Manifesto de Carga, modelo 25;

– Conhecimento de Transporte Multimodal de Cargas, modelo;

– Documento Fiscal Eletrônico – DFE; XXIII – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE;

– Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário, modelo 27;

– Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico – DACTE;

– Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais – DAMDFE.

3.1 Simples Nacional – Considerações quanto aos documentos fiscais

A ME ou EPP optante pelo Simples Nacional utilizará, conforme as operações e prestações que realizar, os documentos fiscais:

– autorizados pelos entes federados onde possuir estabelecimento, inclusive os emitidos por meio eletrônico;

– diretamente por sistema nacional informatizado, com autorização eletrônica, sem custos para a ME ou EPP, quando houver sua disponibilização no Portal do Simples Nacional.

Ressalte-se que a utilização dos documentos fiscais fica condicionada:

– à inutilização dos campos destinados à base de cálculo e ao imposto destacado, de obrigação própria, e;

– à indicação, no campo destinado às informações complementares ou, em sua falta, no corpo do documento, por qualquer meio gráfico indelével, das expressões:

a) “DOCUMENTO EMITIDO POR ME OU EPP OPTANTE PELO SIMPLES NACIONAL”; e

b) “NÃO GERA DIREITO A CRÉDITO FISCAL DE IPI”.

4. MEI – Microempreendedor Individual – Disposições quanto aos documentos fiscais

A Decisão Normativa CAT 32/2009 dispõe que o MEI:

• Fica dispensado da emissão de documento fiscal quando praticar:

– operações ou prestações cujo destinatário ou tomador seja pessoa física;

– operações cujo destinatário seja pessoa inscrita no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) e contribuinte do ICMS no Estado de São Paulo, hipótese em que o destinatário ficará obrigado a emitir Nota Fiscal de Entrada nos termos do artigo 136, inciso I, “a”, do RICMS/SP;

• Fica obrigado à emissão de documento fiscal nos demais casos em que praticar operações relativas a circulação de mercadorias ou prestações de serviço de comunicação ou de transporte intermunicipal ou interestadual.

Ressalte-se que antes de mandar confeccionar os impressos de documentos fiscais, deverá utilizar o sistema “AIDF Eletrônica”, disponível no endereço eletrônico http://pfe.fazenda.sp.gov.br, para obter autorização da Secretaria da Fazenda, conforme previsto no artigo 194 do RICMS/SP.

Para obter a senha de acesso ao Posto Fiscal Eletrônico, necessária à utilização do sistema “AIDF Eletrônica”, seguindo os seguintes procedimentos previstos na Portaria CAT 92/1998:

– acessar a página do Posto Fiscal Eletrônico no endereço eletrônico http://pfe.fazenda.sp.gov.br, e selecionar as seguintes opções: “Serviços”, “Serviços eletrônicos ICMS”, “Como obter senha”, “Download do Requerimento de Senha On-Line”;

– imprimir e preencher o requerimento;

– entregar o requerimento no Posto Fiscal a que estiver vinculado, que poderá ser identificado pelo contribuinte mediante acesso ao endereço eletrônico http://pfe.fazenda.sp.gov.br e seleção das seguintes opções: “Serviços”, “Localização de Postos Fiscais”.

5. DISPOSIÇÕES GERAIS QUANTO AOS LIVROS E DOCUMETOS FISCAIS

Relativamente aos livros e documentos fiscais, deverão ser observados os seguintes procedimentos:

• a utilização dos livros fiscais a que se refere o artigo 213 do RICMS/SP, independe de visto prévio, devendo ser lavrado termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6;

 

• a perda, o extravio ou a inutilização de livros ou documentos fiscais, bem como a reconstituição de escrita fiscal e a adaptação de livros ou documentos fiscais nos casos de alteração cadastral, deverão ser objeto de:

– comunicação ao Posto Fiscal a que estiver vinculado o contribuinte, no prazo de 30 dias contado da ocorrência, conforme modelo constante no Anexo I da Portaria CAT 17/2006;

– lavratura de termo circunstanciado no livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências, modelo 6, o qual deverá ser vistado pela autoridade fiscal quando da entrega da comunicação referida acima;

Nota: A reconstituição de escrita fiscal depende de prévia autorização do fisco.

• no caso de alteração cadastral decorrente de mudança de endereço do estabelecimento e no caso de aquisição de estabelecimento de outra pessoa jurídica, por compra e venda, doação, permuta, ou outra forma permitida em direito, que resulte na transferência da titularidade do estabelecimento o contribuinte deverá:

– indicar, por qualquer meio indelével, os dados cadastrais alterados, nos livros e documentos fiscais que continuarem a ser utilizados;

– inutilizar os impressos de documentos fiscais em uso, caso pretenda confeccionar novos impressos, hipótese na qual a numeração deverá seguir a sequência.

5.1 Visto Fiscal

O contribuinte, na primeira visita da autoridade fiscal ao estabelecimento, deverá solicitar a aposição de visto autenticador de que trata o § 2º do artigo 224 do RICMS/SP.

A autoridade fiscal deverá verificar se o termo circunstanciado foi devidamente lavrado e, no caso de erro ou omissão do contribuinte, suprir a falha.

5.2 Perda ou extravio de livros ou documentos fiscais

Na hipótese de perda ou extravio de livros ou documentos fiscais, além do procedimento previsto no item 5 desta matéria, deverá ser:

– entregue ao Posto Fiscal de vinculação do contribuinte uma Declaração de Extravio de Documento, conforme modelo constante no Anexo II da Portaria CAT 17/2006, que será anexada à comunicação referida no item 5 desta matéria;

– publicado, por três dias, em jornal da localidade, anúncio relativo à ocorrência, com identificação dos documentos ou impressos fiscais perdidos ou extraviados – tipo, modelo, série, subsérie e numeração – e especificação quanto a estarem ou não preenchidos.

Autora: Viviane Katiele

Fundamentação Legal: Portaria CAT 17/2006; Comunicado CAT 32/2009 e as demais citadas no texto