17/07/2015 - 10:16

EFD – Escrituração Fiscal Digital – Obrigatoriedade e Informações Gerais

Elaborado em 17/07/2015

EFD – Escrituração Fiscal Digital

Obrigatoriedade e Informações Gerais

1. INTRODUÇÃO

2. EFD – Escrituração Fiscal Digital – Conceito

3. EFD – Finalidade

4. EFD – Substituição de Livros Fiscais

5. EFD – Obrigatoriedade

5.1 Obrigatoriedade da EFD no caso de incorporação, cisão ou fusão

6. EFD – Considerações

7. PRESTAÇÃO DE INFORMAÇÕES RELATIVAS À EFD

8. GERAÇÃO DO ARQUIVO DA EFD E DO SEU ENVIO ELETRÔNICO À SECRETARIA DA FAZENDA

8.1 Validação do arquivo digital

8.1.1 Não disponibilidade do ambiente de processamento de dados da Secretaria da Fazenda

9. PRAZO DE ENVIO DO ARQUIVO DIGITAL DA EFD

10. RECEPÇÃO E DO PROCESSAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL DA EFD PELA SECRETARIA DA FAZENDA

10.1 Recepção do arquivo da EFD

11. RETIFICAÇÃO DA EFD

11.1 Prazo para retificação

12. GUARDA DAS INFORMAÇÕES RELATIVAS À EFD

1. INTRODUÇÃO

Na presente matéria iremos explicar sobre a Escrituração Fiscal Digital – EFD ICMS/IPI, a qual substitui os Livros Fiscais em São Paulo, conforme prevê a Portaria CAT 147/2009.

2. EFD – Escrituração Fiscal Digital – Conceito

Trata-se de arquivo digital com assinatura eletrônica, que substitui a atual escrituração dos livros fiscais. A implantação em SC ocorreu a partir de 1º de janeiro de 2009.

3. EFD – Finalidade

A Escrituração Fiscal Digital – EFD compõe-se da totalidade das informações, em meio digital, necessárias à apuração do imposto referente às operações e prestações praticadas pelo contribuinte, bem como outras de interesse da Secretaria de Estado da Fazenda e da Receita Federal do Brasil.

3.1 EFD – Substituição de Livros Fiscais

O contribuinte deverá utilizar a EFD para efetuar a escrituração do:

 – Registro de Entradas;

 – Registro de Saídas;

 – Registro de Inventário;

 – Registro de Apuração do ICMS;

 – Registro de Apuração do IPI;

 – Documento Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP, modelos “C” ou “D”

Nota: O contribuinte deverá utilizar a EFD para efetuar a escrituração dos créditos decorrentes de operações de que decorra entrada de mercadorias destinadas ao ativo permanente.

 – Registro de Controle da Produção e do Estoque.

Nota: A escrituração do Livro Registro de Controle da Produção e do Estoque será obrigatória, a partir de 1° de janeiro de 2016, para os estabelecimentos industriais ou a eles equiparados pela legislação federal e para os estabelecimentos atacadistas.

4. EFD – Obrigatoriedade

Os contribuintes relacionados no Protocolo ICMS 77/2008 e Comunicados DA publicados pelo Estado de SP, deverão efetuar a Escrituração Fiscal Digital – EFD, de que trata o artigo 250-A do RICMS/SP, conforme dispõe a Portaria CAT 77/2009.

Nota: O Protocolo 003/2011 dispõe que em 1º de janeiro de 2014 todos os contribuintes que não estavam obrigados a EFD, passaram a ser obrigados nesta data, exceto as empresas Optantes pelo Simples Nacional, as quais estarão obrigadas a partir de 1º de janeiro de 2016.

Ressalte-se que a critério do Fisco de SP, essa data poderá ser antecipada mediante publicação em legislação.

É importante lembrar que em regra geral as empresas Optantes pelo Simples Nacional ainda não estão obrigadas a EFD, mas pode ocorrer de ter sido obrigada de ofício conforme disposto no Protocolo 77/2008 ou Comunicados DA, nesse caso faz necessário observar as obrigatoriedades nas referidas legislações.

4.1 Obrigatoriedade da EFD no caso de incorporação, cisão ou fusão

No caso de incorporação, cisão ou fusão de empresas, a obrigatoriedade da EFD se estenderá à empresa incorporadora e às empresas resultantes da cisão e da fusão, caso estejam obrigadas à EFD, respectivamente:

 – a empresa incorporada;

 – a empresa cindida;

 – pelo menos uma das empresas fusionadas.

5. EFD – Considerações

A Escrituração Fiscal Digital – EFD deverá ser efetuada pelo contribuinte mediante o registro eletrônico, em arquivo digital padronizado, de todas as operações, prestações e informações sujeitas à escrituração dos livros fiscais mencionados no item 3.1 desta matéria.

O arquivo digital da EFD deverá conter:

– a totalidade das informações econômico-fiscais e contábeis, e outras de interesse do Fisco, correspondentes às operações e às prestações ocorridas no período compreendido entre o primeiro e o último dia do mês civil, inclusive;

 – a apuração do valor do imposto a recolher ou do saldo credor a transportar para o período seguinte;

 – a assinatura digital do contribuinte, ou de seu representante legal, certificada por entidade credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), de forma a garantir a autenticidade e a validade jurídica das informações nele contidas;

 – a informação sobre qualquer situação de exceção na tributação do ICMS, tais como isenção, imunidade, não-incidência, diferimento ou suspensão do lançamento do imposto, com a indicação do respectivo dispositivo legal;

 – as informações que, nos termos do disposto na Portaria CAT 25/01, estiverem sujeitas a escrituração no “Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP.

6. PRESTAÇÃO DE INFORMAÇÕES RELATIVAS À EFD

O contribuinte deverá, para cada período de referência, prestar, à Secretaria da Fazenda, as informações relativas à EFD correspondente.

Para fins do disposto acima, o contribuinte deverá, relativamente a cada estabelecimento localizado neste Estado, gerar um único arquivo digital da EFD e enviá-lo uma única vez à Secretaria da Fazenda, salvo na hipótese de retificação da EFD.

Ressalte-se que o contribuinte que realizar as suas atividades em mais de um estabelecimento situado no Estado de São Paulo e que, em razão do exercício de opção ou do cumprimento de obrigação a ele atribuídas nos termos da legislação aplicável, tiver inscrito, no Cadastro de Contribuintes do ICMS do Estado de São Paulo, um único estabelecimento para fins da escrituração fiscal de todas as operações ou prestações por ele praticadas no território paulista, deverá, prestar as informações relativas à EFD de forma consolidada pelo conjunto dos seus estabelecimentos localizados neste Estado, as quais deverão ser gravadas em um único arquivo digital a ser enviado uma única vez à Secretaria da Fazenda para cada período de referência.

As informações a serem prestadas deverão ser gravadas no arquivo digital da EFD de acordo com leiaute correspondente ao perfil de apresentação.

Nota: Na hipótese de não ter sido atribuído nenhum perfil de apresentação ao contribuinte, este deverá gerar o arquivo digital da EFD com base no leiaute correspondente ao perfil de apresentação mais detalhado dentre aqueles definidos em Ato COTEPE.

Ressalte-se que, salvo disposição em contrário, o contribuinte que possuir mais de um estabelecimento, seja filial, sucursal, agência, depósito, fábrica ou outro qualquer, deverá prestar as informações relativas à EFD em arquivo digital individualizado por estabelecimento, ainda que a apuração dos impostos ou a escrituração contábil seja efetuada de forma centralizada.

7. GERAÇÃO DO ARQUIVO DA EFD E DO SEU ENVIO ELETRÔNICO À SECRETARIA DA FAZENDA

O leiaute do arquivo digital da EFD será estruturado em blocos de informações dispostas por tipo de documento, contendo, cada bloco, os registros individualizados por operações ou prestações, de forma a identificar perfeitamente a totalidade das informações.

Ressalte-se que os registros correspondem ao conjunto das informações contidas nos documentos fiscais emitidos ou recebidos, em qualquer meio, além de classificações e ajustes efetuados pelo próprio contribuinte, e de outras informações de interesse fiscal, gravadas no arquivo digital da EFD.

7.1 Validação do arquivo digital

O arquivo digital da EFD, cuja geração é de responsabilidade do contribuinte, deverá ser submetido à validação de consistência de leiaute mediante uso do Programa de Validação e Assinatura da Escrituração Fiscal Digital – PVA-EFD, disponibilizado por meio de “download” no ambiente nacional do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, o qual poderá ser acessado por meio da Internet, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/sped.

A validação restringe-se à verificação efetuada pelo PVA-EFD quanto à consistência aritmética e da estrutura lógica das informações contidas no arquivo digital da EFD em face das orientações e especificações técnicas do leiaute e deverá ser efetuada antes do envio do arquivo digital da EFD à Secretaria da Fazenda.

Após a validação serão efetuados, automaticamente por meio do PVA-EFD, os seguintes processamentos:

 – verificação da validade e da autenticidade da assinatura digital;

 – geração de algoritmo que garanta a integridade das informações contidas no arquivo digital da EFD;

 – envio do arquivo digital da EFD diretamente à Secretaria da Fazenda, por meio da Internet, mediante utilização do programa de Transmissão Eletrônica de Documentos – TED, independentemente da quantidade de registros nele contidos ou do seu tamanho.

Nota: Para fins do disposto acima, o contribuinte deverá efetuar o “download” do programa TED mediante acesso à página do Posto Fiscal Eletrônico – PFE da Secretaria da Fazenda na Internet, no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/pfe.

7.1.1 Não disponibilidade do ambiente de processamento de dados da Secretaria da Fazenda

Na hipótese do ambiente de processamento de dados da Secretaria da Fazenda não estar disponível para fins de recepção e processamento do arquivo digital da EFD, o contribuinte deverá, enviar o arquivo digital da EFD diretamente ao ambiente nacional do SPED, por meio da Internet, de acordo os procedimentos previstos naquele ambiente.

Ressalte-se que fica vedada a geração e o envio do arquivo digital da EFD por meio ou em forma diversa dos previstos na Portaria CAT 147/2009.

8. PRAZO DE ENVIO DO ARQUIVO DIGITAL DA EFD

O arquivo digital da EFD deverá ser enviado até o dia 25 do mês subsequente ao período a que se refere.

9. RECEPÇÃO E DO PROCESSAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL DA EFD PELA SECRETARIA DA FAZENDA

O processamento da recepção do arquivo digital da EFD pela Secretaria da Fazenda compreenderá, no mínimo, a verificação:

 – dos dados cadastrais do contribuinte declarante da EFD;

 – da validade e autenticidade da assinatura digital;

 – da integridade das informações contidas no arquivo;

 – da existência de arquivo já recepcionado anteriormente, relativo ao mesmo período de referência, para o qual tenha sido regularmente gerado um número de protocolo;

 – do enquadramento do contribuinte quanto à obrigatoriedade da EFD;

 – da versão do PVA-EFD;

 – da versão das tabelas e códigos.

Após efetuadas as verificações acima, será expedida, automaticamente, por meio da Internet, comunicação ao contribuinte declarante da EFD quanto à ocorrência de um dos seguintes eventos:

 – falha ou recusa na recepção do arquivo digital da EFD, hipótese em que será informada a causa;

 – regular recepção do arquivo digital da EFD , hipótese em que será gerado eletronicamente o protocolo do recebimento.

Ressalte-se que imediatamente após a regular recepção do arquivo digital da EFD pela Secretaria da Fazenda, será gerado eletronicamente um número único e insubstituível que servirá como protocolo do seu recebimento.

As operações, prestações e informações sujeitas à EFD consideram-se escrituradas nos livros fiscais, e no “Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP”, a partir do momento em que for gerado o número do protocolo de recebimento, exceto quanto à retificação da escrituração de operações, prestações e informações, a qual será considerada como escriturada nos livros fiscais e no “Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP” retromencionados a partir do momento em que ela tenha sido formalmente autorizada pela Secretaria da Fazenda.

O disposto acima não impedirá a impugnação da EFD pelo fisco relativamente:

 – à inexistência, devidamente comprovada, de operações, prestações e informações constantes no arquivo digital da EFD regularmente recepcionado pela Secretaria da Fazenda;

 – à omissão de operações, prestações e informações que, estando sujeitas à EFD nos termos do disposto no Capítulo II, não constarem no arquivo digital da EFD regularmente recepcionado pela Secretaria da Fazenda;

 – a qualquer outra informação cuja escrituração, ou falta dela, resultar cumulativamente ou não, em relação ao correspondente período de apuração:

• na diminuição do imposto a pagar;
• no aumento de saldo credor de imposto a ser transportado para o período seguinte;
• na simulação da ocorrência de operações ou prestações não praticadas pelo contribuinte;
• na omissão de operações ou prestações efetivamente praticadas pelo contribuinte.

9.1 Recepção do arquivo da EFD

A regular recepção do arquivo digital da EFD pela Secretaria da Fazenda não implicará reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações nele contidas, nem homologação da apuração do imposto informada pelo contribuinte.

10. RETIFICAÇÃO DA EFD

O contribuinte poderá retificar a EFD relativa ao  período de referência para o qual a Secretaria da Fazenda tenha recepcionado regularmente o respectivo arquivo digital.

Para fins do disposto acima, o contribuinte deverá:

 – gerar um novo arquivo digital que contenha todas as informações relativas à EFD para o mesmo período de referência, incluindo aquelas objeto de retificação, bem como o respectivo código da finalidade do arquivo;

 – enviar à Secretaria da Fazenda o arquivo digital gerado em substituição ao último arquivo da EFD regularmente recepcionado, relativo ao mesmo período de referência.

10.1 Prazo para retificação

O contribuinte poderá, retificar a EFD:

 – até o último dia do terceiro mês subsequente ao encerramento do mês da apuração, independentemente de autorização da Secretaria da Fazenda;

 – após o prazo previsto acima e nas hipóteses em que o erro relacionado ao ICMS não puder ser saneado por meio de lançamentos corretivos, somente mediante autorização da Secretaria da Fazenda, exceto quando a apresentação da EFD retificadora for decorrente de notificação do fisco.

Para fins de obter a autorização, o contribuinte deverá:

 – gerar a EFD retificadora;

 – solicitar autorização para retificação da EFD no endereço eletrônico www.fazenda.sp.gov.br/sped, opção “Retificação”, mediante os seguintes procedimentos:

• utilizar certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, que contenha a indicação do número de inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ de qualquer dos seus estabelecimentos;

• descrever, em campo próprio, o resumo das alterações a serem efetuadas;

• informar, em campo próprio, o hash code da EFD retificadora com assinatura, gerado pelo Programa Validador da EFD (PVA

 

Concluído o procedimento descrito acima, será informado o prazo para que o contribuinte envie o arquivo digital da EFD retificadora ao ambiente nacional do SPED.

Ressalte-se que não produzirá efeitos a retificação da EFD:

 – de período de apuração que tenha sido submetido ou esteja sob ação fiscal;

 – cujo débito constante da EFD objeto da retificação tenha sido enviado para inscrição em Dívida Ativa, nos casos em que importe alteração desse débito;

 – efetuada em desacordo com o disposto na Portaria CAT 147/2009.

A autorização para a retificação da EFD não implicará reconhecimento da veracidade e legitimidade das informações prestadas, nem a homologação da apuração do imposto efetuada pelo contribuinte.

11. GUARDA DAS INFORMAÇÕES RELATIVAS À EFD

O contribuinte deverá, observados os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica, conservar pelo menos uma cópia do arquivo digital da EFD regularmente recepcionado pela Secretaria da Fazenda pelo prazo previsto no artigo 202 do RICMS/SP.

Todos os documentos contábeis e fiscais relacionados com a EFD, independentemente de terem existência física ou digital, deverão ser conservados pelo contribuinte pelo prazo previsto no artigo 202 do RICMS/SP.

Os registros e controles de todas as operações e prestações discriminadas na documentação comprobatória deverão ser originados e mantidos de forma segregada por estabelecimento.

Ressalte-se que as obrigações de gerar, enviar e conservar o arquivo digital da EFD não poderão ser substituídas pela impressão em papel das informações relativas a operações e prestações sujeitas à EFD.

Autora: Viviane Katiele

Fundamentação Legal: Portaria CAT 147/2009 e as demais citadas no texto.