21/10/2015 - 10:23

GFIP/SEFIP – Procedimentos Para Empresas optantes pelo Simples Nacional

ROTEIRO

1. INTRODUÇÃO

2. CONECTIVIDADE SOCIAL

2.1. Empresas optantes pelo simples nacional com até 10 empregados

2.2. Empresas com mais de 10 empregados

2.3. Certificado digital

3. INFORMAÇÕES CONFORME O ANEXO – Fatos geradores até 31 de dezembro de 2008

3.1. Empresas enquadradas nos anexos IV e V

3.2. Empresas enquadradas nas atividades concomitantes

4. INFORMAÇÕES CONFORME O ANEXO – Fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009

4.1.Empresas enquadradas no anexo IV

4.2.Empresas enquadradas nas atividades concomitantes

4.3. Empresas enquadradas no código FPAS 736

5. GFIP RETIFICADORA

5.1. Campos com informação para a Previdência Social

5.2. Campos de dados cadastrais com única solicitação de retificação

5.3. Campos de dados cadastrais com solicitação de retificação para cada competência em que houve erro

6. GFIP SEM MOVIMENTO (AUSÊNCIA DE FATO GERADOR)

7. PENALIDADES

7.1.Código para recolhimento da multa

 

1.INTRODUÇÃO

A GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social), compreende o conjunto de informações destinadas ao FGTS e à Previdência Social.

Enquanto SEFIP, é o Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social.

O arquivo do SEFIP, referente ao recolhimento/declaração, deve ser transmitido pelo Conectividade Social até o dia 7 (sete) do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador e/ou tenha ocorrido outro fato gerador de contribuição ou informação à Previdência Social. Caso não haja expediente bancário, a transmissão deve ser antecipada para o dia de expediente bancário imediatamente anterior.

O arquivo NRA.SFP, referente à competência 13, destinado exclusivamente à Previdência Social, deve ser transmitido até o dia 31 de janeiro do ano seguinte ao da referida competência.

Em havendo recolhimento ao FGTS o arquivo NRA.SFP deve ser transmitido com antecedência mínima de 2 (dois) dias úteis da data de recolhimento.

A partir de 22 de novembro de 2008, a GFIP deve ser obrigatoriamente preenchida por meio do SEFIP versão 8.4.

2. CONECTIVIDADE SOCIAL

O Conectividade Social é um canal eletrônico de relacionamento, que permite a transmissão do arquivo do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), dentre outros benefícios.

O portal do Conectividade Social que utiliza os certificados digitais em padrão ICP-Brasil é acessível por meio dos seguintes endereços eletrônicos: https://conectividade.caixa.gov.br ou www.caixa.gov.br, inclusive para o envio de arquivos SEFIP, rescisórios, de geração de guias para recolhimento, de solicitação de uso do FGTS em moradia própria, bem como informação de afastamento, consulta de dados, manutenção cadastral, dentre outros serviços.

A certificação digital no padrão ICP-Brasil será obtida, em qualquer Autoridade Certificadora e suas respectivas Autoridades de Registro, regularmente credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

O empregador que não está obrigado a se identificar pelo CNPJ utiliza-se de Certificado Digital de Pessoa Física para acesso ao Conectividade Social com os certificados digitais em padrão ICP-Brasil, desde que conste necessariamente o seu número de identificação junto ao Cadastro Específico do INSS (CEI).

2.1 Empresas com até 10 empregados

No caso de estabelecimentos optantes pelo Simples Nacional com até 10 (dez) empregados, o uso da certificação digital emitido no modelo ICP-Brasil é facultativo nas operações relativas ao recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

Assim, a versão do Conectividade Social que utiliza os certificados eletrônicos em padrão diferente do ICP-Brasil permanecerá disponível para o envio de arquivos SEFIP e GRRF, com uso de aplicativo cliente do Conectividade Social-CNS e do ambiente “Conexão Segura”.

2.2. Empresas com mais de 10 empregados

As empresas com 11 (onze) ou mais empregados, optantes ou não pelo Simples Nacional, devem acessar o canal Conectividade Social por meio da certificação digital no padrão ICP-Brasil, exclusivamente.

O prazo de validade dos certificados eletrônicos expedidos em disquete regularmente pela Caixa Econômica Federal (CEF) foi prorrogado, sendo sua revogação ou suspensão condicionada a prévia emissão de comunicado.

Assim, as empresas que possuem o certificado eletrônico em disquete expedidos pela CEF anteriormente à obrigatoriedade da utilização da certificação digital emitida no modelo ICP-Brasil, independentemente do número de empregados, poderão utilizar o ambiente “Conexão Segura”, para o envio de arquivos SEFIP e GRRF.

Para as novas empresas, exceto as optantes pelo Simples Nacional com até 10 (dez) empregados, constituídas após a obrigatoriedade da certificação digital emitida no modelo ICP-Brasil, o canal eletrônico de relacionamento Conectividade Social é por acesso exclusivo por meio da certificação digital no padrão ICP.

2.3. Certificado digital

A Microempresa (ME) ou Empresa de Pequeno Porte (EPP) optante pelo Simples Nacional poderá ser obrigada ao uso de certificação digital para cumprimento da entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP), bem como para o recolhimento do FGTS, ou de declarações relativas ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), nos seguintes prazos:

a) até 31.12.2015: para empresas com mais de 10 (dez) empregados, em relação ao eSocial;

b) a partir de 1º.1.2016: para empresas com mais de 8 (oito) empregados;

c) a partir de 1º.7.2016: para empresas com mais de 5 (cinco) empregados.

3. INFORMAÇÕES CONFORME O ANEXO – Fatos geradores até 31 de dezembro de 2008

As empresas optantes pelo Simples Nacional devem observar procedimentos específicos por ocasião do envio das informações por meio do SEFIP, conforme o Anexo da Lei Complementar nº 123/2006 em que estiverem enquadradas.

3.1 – Empresas enquadradas nos anexos IV e V

Para os fatos geradores de contribuições previdenciárias (INSS) ocorridos até 31.12.2008, as ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional que exerçam atividades tributadas exclusivamente na forma dos anexos IV e V da Lei Complementar nº 123/2006, observadas, com relação ao anexo V, exclusivamente as tabelas cujos efeitos vigoraram até 31.12.2008, deverão prestar no SEFIP as seguintes informações:

a) no campo “SIMPLES”, “não optante”;

b) no campo “Outras Entidades”, “0000”;

c) na geração do arquivo a ser utilizado para importação da folha de pagamento deverá ser informado “2100” no campo “Cód. Pagamento GPS”.

As contribuições devem ser recolhidas em Guia da Previdência Social (GPS) com os códigos de pagamento e valores apurados pelo SEFIP.

3.2 – Empresas enquadradas nas atividades concomitantes

Para fatos geradores de contribuições previdenciárias (INSS) ocorridos até 31.12.2008, as ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional que exerçam atividades tributadas na forma dos anexos I a III, simultaneamente com atividades tributadas na forma do anexo IV e V da Lei Complementar nº 123/2006, observadas, com relação ao anexo V, exclusivamente as tabelas cujos efeitos vigoraram até 31.12.2008, deverão:

a) indicar “optante” no campo “SIMPLES” do SEFIP;

b) na geração do arquivo a ser utilizado para importação da folha de pagamento deverá ser informado “2003” no campo “Cod. Pagamento GPS” e “0000” no campo “Outras entidades”:

c) preencher a GPS com os valores efetivamente devidos, utilizando os códigos:

a) 2003 – para recolhimento das contribuições incidentes sobre folha de pagamento;

b) 2011 – para recolhimento das contribuições incidentes sobre aquisição de produto rural de produtor rural pessoa física;

c) 2020 – para recolhimento das contribuições incidentes sobre a contratação de transportador rodoviário autônomo, devendo desconsiderar a GPS emitida pelo SEFIP.

4. INFORMAÇÕES CONFORME O ANEXO – Fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009

As empresas optantes pelo Simples Nacional devem observar procedimentos específicos por ocasião do envio das informações por meio do SEFIP, conforme o Anexo da Lei Complementar nº 123/2006 em que estiverem enquadradas.

4.1 – Empresas enquadradas no anexo IV

Para fatos geradores de contribuições previdenciárias ocorridos a partir de 1º.1.2009, as ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional que exerçam atividades tributadas exclusivamente na forma do anexo IV da Lei Complementar nº 123/2006 devem prestar no SEFIP as seguintes informações:

a) no campo “SIMPLES”, “não optante”;

b) no campo “Outras Entidades”, “0000”;

c) na geração do arquivo a ser utilizado para importação da folha de pagamento deverá ser informado “2100” no campo “Cód. Pagamento GPS”.

Por fim, as contribuições devem ser recolhidas em GPS com os códigos de pagamento e valores apurados pelo SEFIP.

4.2 – Empresas enquadradas nas atividades concomitantes

Para fatos geradores de contribuições previdenciárias ocorridos a partir de 1º.1.2009, as ME e as EPP optantes pelo Simples Nacional que exerçam atividades tributadas na forma dos anexos I a III e V, simultaneamente com atividades tributadas na forma do anexo IV da Lei Complementar nº 123/2006, observadas, com relação ao anexo V, exclusivamente as tabelas cujos efeitos vigoram a partir de 1º.1.2009, deverão:

a) indicar “optante” no campo “SIMPLES” do SEFIP;

b) na geração do arquivo a ser utilizado para importação da folha de pagamento deverá ser informado “2003” no campo “Cod. Pagamento GPS” e “0000” no campo “Outras entidades”:

c) preencher a GPS com os valores efetivamente devidos, utilizando os códigos:

c.1) 2003 – para recolhimento das contribuições incidentes sobre folha de pagamento;

c.2) 2011 – para recolhimento das contribuições incidentes sobre aquisição de produto rural de produtor rural pessoa física;

c.3) 2020 – para recolhimento das contribuições incidentes sobre a contratação de transportador rodoviário autônomo, devendo desconsiderar a GPS emitida pelo SEFIP.

4.3 – Empresas enquadradas no código FPAS 736

As empresas que concomitantemente sejam optantes pelo Simples Nacional, enquadradas no código 736 do Fundo de Previdência e Assistência Social (FPAS), e que não sejam tributadas na forma do Anexo IV da Lei Complementar nº 123/2006, deverão, quando do preenchimento da GFIP, utilizar o FPAS 515.

O FPAS 515 deverá ser utilizado para permitir a informação de opção pelo Simples Nacional enquanto o Sistema Empresa de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (Sefip) não sofrer nova atualização.

Este procedimento aplica-se a partir de 5 de fevereiro de 2015.

5. GFIP RETIFICADORA

As informações prestadas em Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP) em desacordo com as regras declaradas poderão ser retificadas por meio da GFIP retificadora.

5.1 Campos com informação para a Previdência Social

As orientações deste subitem se aplicam aos seguintes campos:

• Valor devido à Previdência Social;
• Contribuição dos segurados – devida;
• Valor da dedução do salário-família;
• Valor da dedução do salário-maternidade;
• Valor da dedução do 13º salário-maternidade;
• Comercialização da produção – Pessoa Jurídica;
• Comercialização da produção – Pessoa Física;
• Receita de evento desportivo/patrocínio;
• Compensação;
• Valor da retenção (Lei nº 9.711/98);
• Valores pagos a cooperativas de trabalho (com e sem adicional);
• Valor das faturas emitidas para o tomador;
• Percentual de isenção de filantropia;
• Código de pagamento de GPS;
• Código de Outras Entidades;
• Alíquota RAT;
• FAP;
• CNAE Preponderante;
• Recolhimento de competências anteriores;
• Remuneração sem 13º salário;
• Remuneração 13º salário;
• Base de cálculo da Previdência Social;
• Base de cálculo 13º salário da Previdência Social;
• Salário-base;
• Valor descontado do segurado;
• Simples.

Para correção da informação prestada em tais campos, basta a entrega de uma nova GFIP/SEFIP para a mesma chave da GFIP/SEFIP incorreta e contendo a informação devida. Todos os trabalhadores informados na GFIP/SEFIP apresentada anteriormente devem ser informados na nova GFIP/SEFIP com a Modalidade 9, desde que não apresentem outras incorreções.

5.2. Campos de dados cadastrais com única solicitação de retificação

As orientações deste subitem se aplicam aos seguintes campos:

• Razão social do empregador/contribuinte;
• Endereço do empregador/contribuinte;
• CNAE;
• Razão social do tomador/obra;
• Endereço do tomador/obra;
• Nome do trabalhador;
• Endereço do trabalhador;
• Matrícula;
• Número da CTPS/série.

Para o FGTS, a retificação da informação prestada em tais campos exceto Razão Social e Endereço do tomador/obra deve ser solicitada por intermédio da opção de alteração cadastral via SEFIP, observadas as orientações da Circular Caixa que trata da matéria.

Caso seja utilizada a importação de folha, indicar a alteração cadastral nos registros 10, 13 ou 14 do arquivo de folha de pagamento (SEFIP.RE). Tais solicitações podem ser efetuadas a qualquer tempo, desde que ocorra em GFIP/SEFIP de recolhimento regular na próxima competência devida, não sendo necessária a entrega de uma nova GFIP/SEFIP.

Para a Previdência Social, basta que, a partir da próxima competência devida, seja apresentada a GFIP/SEFIP com as informações corretas, não sendo necessário retificar cada uma das competências com informação incorreta.

5.3. Campos de dados cadastrais com solicitação de retificação para cada competência em que houve erro

As orientações deste subitem se aplicam aos seguintes campos:

• PIS/PASEP/CI do trabalhador;
• Data de admissão;
• Data de nascimento;
• CBO;
• Ocorrência;
• Categoria;
• Data/código de movimentação.

Para o FGTS, a retificação dos campos, exceto Ocorrência e Categoria, deve ser solicitada por intermédio da opção de alteração cadastral via SEFIP. Caso seja utilizada a importação de folha, indicar a alteração cadastral no registro 13 do arquivo de folha de pagamento. Tais solicitações podem ser efetuadas a qualquer tempo, porém, é recomendado que ocorra na primeira nova GFIP/SEFIP que corrigirá o dado, para a Previdência Social, conforme orientação contida nos parágrafos seguintes. O campo Data/código de movimentação é retificado com a inclusão da informação correta na nova GFIP/SEFIP da competência onde ocorreu a movimentação e deverá ser solicitada por intermédio da opção de movimentação via SEFIP. Caso seja utilizada a importação de folha, indicar a movimentação no registro 32 do arquivo de folha de pagamento. Para retificação da Categoria, observar as orientações da Circular Caixa que trata da matéria.

Para a Previdência Social, é necessária a entrega de uma nova GFIP/SEFIP para cada competência em que constar a informação incorreta. Esta nova GFIP/SEFIP deve apresentar a mesma chave da GFIP/SEFIP incorreta contendo a informação devida. Os trabalhadores com dados retificados ou confirmados devem ser informados com a Modalidade 9.

Relativamente ao campo Categoria, caso a retificação seja de uma categoria não beneficiária do FGTS (categorias 11 a 26) para uma categoria beneficiária do FGTS (categorias 01 a 07), deve ser utilizada a Modalidade branco ou 1, sendo que para a Modalidade branco há valor a recolher ao FGTS. Para a situação inversa bem como para a retificação da categoria 01 para 04 (até competência 01/2003) ou 01 para 07, será devida a devolução do FGTS recolhido a maior, observadas as orientações da Circular Caixa que estabelece procedimentos pertinentes ao FGTS.

6. GFIP SEM MOVIMENTO (AUSÊNCIA DE FATO GERADOR)

Inexistindo fatos geradores de contribuição previdenciária, o sujeito passivo deverá apresentar GFIP com indicativo de ausência de fato gerador (GFIP sem movimento).

O envio deverá ocorrer na primeira competência da ausência de fatos geradores, dispensando-se a sua transmissão para as competências subsequentes até a ocorrência de fatos geradores de contribuição previdenciária (INSS) ou depósito de FGTS.

7. PENALIDADES

O contribuinte que deixar de apresentar a GFIP no prazo ou que a apresentar com incorreções ou omissões será intimado a apresentá-la ou a prestar esclarecimentos e sujeitar-se-á às seguintes multas:

a) de R$ 20,00 (vinte reais) para cada grupo de 10 (dez) informações incorretas ou omitidas; e

b) de 2% (dois por cento) ao mês-calendário ou fração, incidentes sobre o montante das contribuições informadas, ainda que integralmente pagas, no caso de falta de entrega da declaração ou entrega após o prazo, limitada a 20% (vinte por cento).

Será considerado como termo inicial o dia seguinte ao término do prazo fixado para entrega da declaração e como termo final a data da efetiva entrega ou, no caso de não apresentação, a data da lavratura do auto de infração ou da notificação de lançamento.

As multas serão reduzidas:

a) à metade, quando a declaração for apresentada após o prazo, mas antes de qualquer procedimento de ofício; ou

b) a 75% (setenta e cinco por cento), se houver apresentação da declaração no prazo fixado em intimação.

A multa mínima a ser aplicada será de:

a) R$ 200,00 (duzentos reais), tratando-se de omissão de declaração sem ocorrência de fatos geradores de contribuição previdenciária;

b) R$ 500,00 (quinhentos reais), nos demais casos.

Aplicada a multa pela ausência de entrega/transmissão da GFIP/SEFIP, ainda que o valor desta multa seja recolhido, permanece o impedimento para a obtenção de Certidão Negativa de Débitos (CND) e para a emissão da Certificação de Regularidade perante o FGTS, sendo obrigatória a transmissão da GFIP/SEFIP com as informações bem como a quitação da GRF.

O recolhimento das contribuições previdenciárias não dispensa a entrega da GFIP/SEFIP.

Somente se considera corrigida a infração pela entrega da GFIP/SEFIP com omissão de fato gerador quando houver o envio de GFIP/SEFIP com a totalidade dos fatos geradores correspondentes à competência (fatos declarados anteriormente mais os omitidos). O envio de GFIP/SEFIP contendo apenas as informações omitidas não corrige a falta, uma vez que a Previdência utiliza o conceito de GFIP/SEFIP retificadora, conforme salientado no tópico V deste Roteiro.

De acordo com a Lei nº 13.097/2015, foi determinado que o disposto neste tópico deixa de produzir efeitos em relação aos fatos geradores ocorridos no período de 27.5.2009 a 31.12.2013, no caso de entrega de declaração sem ocorrência de fatos geradores de contribuição previdenciária. Esta Lei estabeleceu a anistia das multas lançadas até 20.1.2015, desde que a declaração com os dados relacionados a fatos geradores, base de cálculo e valores devidos da contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS ou do Conselho Curador do FGTS, tenha sido apresentada até o último dia do mês subsequente ao previsto para a entrega.

7.1 – Código para recolhimento da multa

A partir de 4.12.2008, para recolhimento da multa por falta ou atraso na entrega da GFIP, o contribuinte deverá utilizar o Documento de Arrecadação das Receitas Federais (DARF) com código dep receita 1107.

Fundamento legal: item 1 da Circular CEF nº 547/2011; itens 4, 4.1 e 4.2 da Circular CEF nº 626/2013; Fundamentação: art. 26, § 7º da Lei Complementar nº 123/2006; art. 72, I e § 2º da Resolução CGSN nº 94/2011; itens 2 da Circular CEF nº 626/2013; itens 2 e 2.2 da Circular CEF nº 547/2011; itens 1, 3 e 4 da Circular CEF nº 626/2013; art. 26, § 7º da Lei Complementar nº 123/2006; art. 72, inciso I da Resolução CGSN nº 94/2011, com redação dada pela Resolução CGSN nº 122/2015; arts. 3º e 10, inciso I, da Instrução Normativa RFB nº 925/2009; art. 1º do Ato Declaratório Executivo CODAC nº 3/2015; “caput” § 9º do art. 32 e art. 32-A da Lei nº 8.212/1991, com redação dada pela Lei nº 11.941/2009; art. 8º da Instrução Normativa RFB nº 925/2009; art. 32-A da Lei nº 8.212/1991; arts. 48 e 49 da Lei nº 13.097/2015; item 12 do Capítulo I do Manual da GFIP/SEFIP; arts. 1º e 2º do Ato Declaratório Executivo CODAC nº 69/2009.